Privacy Reglement Kringroep Dordrecht e.o. van de N.B.C.

[gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Kringgroep Dordrecht e.o. van de Nederlandse Boxerclub, hierna Boxerclub Dordrecht, omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

1.    Begrippen

1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Onder Kringgroepleden, hierna te noemen KG leden, worden verstaan de personen die contributie betalen aan de vereniging, wel of niet lid zijnde van de N.B.C. (Nederlandse Boxerclub), zoals aangegeven in het Huishoudelijk Reglement.
3. Onder vereniging wordt verstaan Boxerclub Dordrecht, zoals omschreven in de Statuten.
4. Inschrijfformulier is het aanmeldformulier voor het lidmaatschap voor de Boxerclub Dordrecht.
5. Aanmeldformulier is inschrijving voor activiteiten van genoemde vereniging.
6. Huishoudelijke Reglement is het reglement wat is vastgesteld ingevolge artikel 37.1 van de Statuten van Boxerclub Dordrecht.
7. Een verwerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

2.    Gebruik van persoonsgegevens

Boxerclub Dordrecht verwerkt mogelijk persoonsgegevens van u indien u:

• Lid of huisgenoot lid bent van onze vereniging.
• Lid wordt van de vereniging.
• Als lid en/of vrijwilliger actief bent in de vereniging.
• Donateur wordt van de vereniging.
• Een al dan niet commerciële relatie aangaat met de vereniging.
• Aangeeft op de hoogte te willen blijven van verenigingsinformatie
• Middels contactformulier en/of mail contact met ons opneemt.

Boxerclub Dordrecht verwerkt de volgende persoonsgegevens van u indien u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt:

• Voor en achternaam
• Adresgegevens
• Emailadressen
• Telefoonnummers
• Geboortedatum
• Aanmeldingsdatum
• Geslacht
• Bankgegevens
• Inschrijvingen voor activiteiten
• Lidmaatschapsnummer N.B.C.

Boxerclub Dordrecht kan deze gegevens gebruiken om:

• Het lidmaatschap te effectueren.
• Contact met u op te nemen en te onderhouden.
• De dienstverlening van Boxerclub Dordrecht te verbeteren.
• Nieuwsbrieven te verzenden, digitaal en/of via de post.
• Automatische incasso t.b.v. contributie en overige gelden.
• Uitgezonderd de bankgegevens, welke alleen bij de penningmeester bekend zijn, worden de persoonsgegevens gedeeld met de bestuursleden. Daarnaast worden, zoals gemeld bij aanmeldformulier, de naam, adresgegevens, e-mail en telefoonnummer gedeeld met de organisatoren en leidinggevenden van activiteiten voor de duur van de activiteit.
• Verstrekking van naam, adresgegevens en lidmaatschapsnummer N.B.C. van KG leden, die ook N.B.C. lid zijn, aan de N.B.C. in verband met de statutaire verplichting een minimaal aantal N.B.C. leden als lid actief binnen de vereniging te hebben. Omdat de N.B.C. deze gegevens reeds in bezit heeft, het zijn nl. N.B.C. leden, is geen verdere actie nodig.
• Deelname aan activiteiten waaronder alle wedstrijdactiviteiten.
• Vermelding van namen en contactgegevens in haar media voor zover deze relevant zijn in het kader van de uitvoering van vrijwilligers taken.
• Vermelding van namen in haar media ter duiding van wedstrijd informatie en of beeldmateriaal.

3.    Opslag gegevens

De genoemde persoonsgegevens worden opgeslagen in Davilex club, dat gebruikt wordt om de financiële administratie bij te houden. Van de gegevens wordt een beveiligde back up gemaakt, welke alleen in te lezen is door een voor de Boxerclub Dordrecht gelicenseerde versie van deze software.

Omdat de ledenadministratie is gekoppeld aan de financiële administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar en zullen de gegevens gedurende deze periode opgeslagen blijven in Davilex club. De gegevens kunnen op verzoek alsdan daarna worden geanonimiseerd.

4.    Inschrijfformulier

Indien iemand lid wil worden van Boxerclub Dordrecht zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in 2. Gebruik van persoonsgegevens van dit reglement.

Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit reglement privacy beleid. Aan deze persoon zal een exemplaar van genoemd privacyreglement worden uitgereikt.

5.    Aanmeldformulier

Voor deelname aan activiteiten van Boxerclub Dordrecht, dient men zich op te geven met naam, voornaam en afhankelijk van de activiteit met gsm en e-mail adres. Deze informatie wordt gedeeld met de organisatoren en leidinggevenden van deze activiteiten.

Na de activiteit dient deze informatie te worden vernietigd.

6.    Informatie, wijziging en bezwaar

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Boxerclub Dordrecht en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@boxerclub-dordrecht.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, de strook met nummers onderaan het paspoort, paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Boxerclub Dordrecht wilt u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

U kunt contact opnemen met info@boxerclub-dordrecht.nl voor:

Meer informatie over de wijze waarop Boxerclub Dordrecht persoonsgegevens verwerkt, vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring, inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken, bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door Boxerclub Dordrecht.

7.    Internet en social media

De Boxerclub Dordrecht heeft een eigen website en op deze website is het mogelijk een lidmaatschapsformulier in te vullen. Deze gegevens worden niet op de website opgeslagen.

De website van de Boxerclub Dordrecht maakt gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken, waardoor de vereniging de website kan verbeteren.

Onze website heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@boxerclub-dordrecht.nl, dan verwijderen wij deze informatie

De Boxerclub Dordrecht maakt geen gebruik van social media. De naleving van de privacy op alle social media die op welke wijze, tekstueel of met beeldmateriaal, berichten over Boxerclub Dordrecht gerelateerde activiteiten, valt buiten de verantwoordelijkheid van de Boxerclub Dordrecht

8.    Beveiliging van uw gegevens

Boxerclub Dordrecht zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk in lijn met de bepalingen van de AVG.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Boxerclub Dordrecht neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@boxerclub-dordrecht.nl

Boxerclub Dordrecht zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.

9.    Functionaris gegevensbescherming

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris/leden administrateur zal wel als zodanig hiermee worden belast.

10.   Wijzigingen privacyverklaring

Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan om deze privacy policy regelmatig te blijven raadplegen.

Het nieuwe privacy beleid gaat in op 25 mei 2018. Door op of vanaf die datum gebruik te maken van onze diensten, gaan actieve leden akkoord met deze wijzigingen.

Nieuwe leden moeten een akkoordverklaring ondertekenen.